Cómo transferir inventario entre sucursales de tu restaurante sin que se descuadre

Resumen rápido (30 segundos)

Para transferir inventario entre sucursales sin que se descuadre, cada movimiento tiene que quedar registrado en los dos lados: sale del local que manda, se ve mientras va en camino y entra al que lo recibe. En PoloTab se hace en el Portal Administrativo, en Inventario › Transferencias, entre tus sucursales y tus bodegas, y desde noviembre de 2026 suma pedidos por presentación, envíos parciales y stock en tránsito.

• Pides por insumo o por presentación: «leche» en general o una marca concreta, como Lala o Alpura.
• Quien surte aprueba viendo todo, incluso las presentaciones que no tiene en stock.
• Si no alcanza, se manda lo que hay y PoloTab deja pendiente la diferencia.
• Lo que va en camino aparece como stock en tránsito, aparte de lo disponible.
• La mercancía entra a la sucursal cuando alguien la recibe en el sistema.

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¿Por qué se descuadra el inventario cuando mueves insumos entre locales?

Con dos o más sucursales, mover insumos es cosa de todos los días: a la sucursal de la Roma se le acaba la leche un sábado, la de la Condesa tiene de sobra y alguien se lleva seis litros en un taxi. Moverlos no es el problema. El problema es que el movimiento casi nunca queda registrado:

• La sucursal que manda sigue teniendo esos litros en el sistema, aunque ya no estén.
• La que recibe los usa sin que existan en su inventario, y su conteo deja de cuadrar.
• En el corte ninguna de las dos sabe explicar la diferencia, y parece merma o robo.

Una transferencia registrada arregla las tres cosas: el insumo sale de un lado y entra al otro, con fecha y con quién lo hizo.

¿Cómo funcionan las transferencias en PoloTab?

Las transferencias viven en el Portal Administrativo de PoloTab, dentro de cada sucursal o bodega, en Inventario › Transferencias. Hay dos formas de empezar una:

El paso a paso de una solicitud:

1. Pedir. La sucursal que necesita elige de dónde pide (otra sucursal o una bodega) y qué: el insumo en general («leche») o presentaciones concretas («leche Lala de 1 L»). Por cada insumo es una de las dos, no ambas.
2. Aprobar. Quien surte ve la solicitud con todas las presentaciones de ese insumo, incluso las que no tiene en stock, y aprueba cuánto manda de cada una.
3. Mandar lo que hay. Si no alcanza, se envía lo disponible y PoloTab crea sola una transferencia pendiente por la diferencia. Si después no se puede completar, quien surte la rechaza.
4. En tránsito. Lo enviado sale del stock de origen y aparece como stock en tránsito mientras va en camino.
5. Recibir. La sucursal que pidió registra lo que llegó, completo o en parte. Al recibirlo, entra a su inventario. Si llegó menos, la transferencia puede quedar abierta para el resto o cerrarse.

En el listado, cada transferencia dice si es una Solicitud o un Envío directo, y si es Entrante o Saliente para tu sucursal.

Ejemplo: la leche del sábado (ejemplo ilustrativo)

Tienes dos cafeterías, una en la Roma y otra en la Condesa, y una bodega que compra al mayoreo:

1. A las 10 de la mañana, la Roma pide 10 litros de leche Lala a la bodega.
2. La bodega solo tiene 6 litros de Lala. Los aprueba y los manda; PoloTab deja una transferencia pendiente por los 4 litros que faltan.
3. Los 6 litros salen del stock de la bodega y aparecen en tránsito.
4. Al llegar, el gerente de la Roma registra los 6 litros y entran a su inventario.
5. El lunes llega el pedido del proveedor a la bodega y se manda el pendiente. Si ya no hace falta, la bodega lo rechaza y se cierra.

Al final, los dos inventarios cuadran y en el conteo nadie tiene que adivinar a dónde se fueron los litros.

Bodegas, CEDIS y comisariatos

Las transferencias no solo van de sucursal a sucursal. PoloTab también maneja bodegas: un almacén, un CEDIS o la cocina central de un comisariato, cada una con su propio stock. Se crean en Ajustes globales del portal y pueden llevar reglas, como una bodega que solo guarde insumos y otra que solo guarde preparados (las salsas o masas que hace tu cocina central).

El esquema más común: la bodega compra y produce, y surte a las sucursales con transferencias. Cada local ve lo suyo y la bodega sabe qué mandó, a dónde y cuándo.

Lo que debes saber (y lo que todavía no hace)

• La mercancía cuenta cuando se recibe. Mientras nadie registre la llegada, la sucursal que pidió no ve ese stock. Conviene recibir en cuanto llega.
• El catálogo es de toda la cadena; el stock, de cada lugar. Insumos, presentaciones y recetas se dan de alta una vez para el grupo, y cada sucursal o bodega lleva sus existencias.
• Se hace en el portal, no en la caja. Las transferencias se piden, aprueban y reciben en el Portal Administrativo. El botón de inventario del punto de venta sirve para ingresos de stock, producción, desechos y conteos, y la PoloMini no maneja inventario: solo descuenta lo que vende.
• No convierte unidades. PoloTab no pasa piezas a mililitros ni peso a volumen: se pide y se manda en la unidad de cada insumo o presentación.
• No hay transferencias automáticas. Nadie pide por ti cuando un local se queda corto. El semáforo de mínimos y máximos de la vista de stock muestra qué está por acabarse, y la transferencia la hace una persona.

¿Qué necesitas para usarlo?

• El módulo de Inventarios (2 tokens). Cabe desde el plan Avanzado ($1,490 MXN/mes + IVA, 3 tokens); en Pro ($2,490 MXN/mes + IVA, 6 tokens) te quedan tokens para otros módulos. El equipo se adquiere por separado y los precios vigentes están en polotab.com/planes.
• El permiso de transferencias en el rol de quien pide, aprueba o recibe. Cada parte del inventario tiene su propio permiso por rol.
• Tus sucursales y bodegas en la misma cuenta de PoloTab, con los insumos y sus presentaciones dados de alta.

Preguntas frecuentes

¿Cómo transferir inventario entre sucursales en PoloTab?

Desde el Portal Administrativo, en Inventario › Transferencias. La sucursal que necesita pide el insumo o la presentación, quien surte aprueba y manda lo que tiene, y la sucursal que pidió registra lo que llegó. Desde noviembre de 2026 se puede pedir por presentación, mandar envíos parciales y ver el stock en tránsito.

¿Qué pasa si la sucursal que surte no tiene todo lo que le piden?

Manda lo que tiene y PoloTab crea sola una transferencia pendiente por la diferencia. Cuando haya más mercancía, se manda el resto; si ya no se puede, quien surte rechaza el pendiente y se cierra.

¿Qué es el stock en tránsito?

Es lo que ya salió de una sucursal o bodega y todavía no se recibe en el destino. PoloTab lo muestra aparte: ya no está en el stock de origen y entra al de destino hasta que alguien lo recibe.

¿Puedo pedir una marca o presentación específica?

Sí. Al pedir, eliges el insumo en general (por ejemplo, leche) o presentaciones concretas (leche Lala de 1 L o Alpura). Por cada insumo es una de las dos, no ambas, y quien aprueba ve todas las presentaciones, incluso las que no tiene.

¿Puedo mover inventario de una bodega o un CEDIS a mis sucursales?

Sí. PoloTab maneja bodegas además de sucursales, cada una con su propio stock, y las transferencias funcionan entre ellas dentro de tu cuenta. Es el esquema de comisariato: la bodega compra o produce y surte a los locales.

¿Las transferencias se hacen desde la caja o la PoloMini?

No. Se manejan en el Portal Administrativo. En el punto de venta, el botón de inventario sirve para ingresos, producción, desechos y conteos, y la PoloMini no maneja inventario: solo descuenta lo que vende.

¿Qué plan de PoloTab necesito para hacer transferencias?

Las transferencias son parte del módulo de Inventarios (2 tokens), que cabe desde el plan Avanzado ($1,490 MXN/mes + IVA). El equipo se cotiza aparte; los precios vigentes están en polotab.com/planes.

Conclusión

Mover insumos entre locales es parte de operar una cadena; lo que descuadra el inventario es no registrarlo. Para transferir inventario entre sucursales sin perderle la pista, cada envío tiene que salir de un lado, verse en camino y entrar al otro cuando llega. Es lo que hacen las transferencias de PoloTab, que en noviembre de 2026 sumaron los envíos parciales y el stock en tránsito.

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